We vergaderen ons suf, maar komen te weinig toe aan het werk dat we echt willen doen …
Dit was een verzuchting van een leidinggevende binnen een grote gemeente. Die verschrikkelijke vergadercultuur, kunnen we dat niet veranderen?
Ze organiseerden een bijeenkomst voor het hele team, waar ze een externe spreker uitnodigen. Zij had goede verhalen gehoord over ‘je lezing over werkplezier’. Een half jaar terug had een spreker een bevlogen verhaal verteld over hoe een ideale gemeente anticipeert op de toekomstige maatschappij. Men had dit een topspreker gevonden. Dus aan mij de vraag, wat ik te bieden had? Tja …
Ik moest echt even aan de bak. Temeer mijn speech zeker plezierig is, maar niet specifiek over werkplezier gaat. Hij gaat vooral over het organiseren van lef om positieve veranderingen te versnellen. Zoals bij werkplezier. Als je daar echt werk van wil maken dan is ’t het meest effectief om anders te leren omgaan met wat (nog) niet plezierig is. En daar blijkt lef voor nodig. Kortom, ik ga in zo’n gesprek altijd naar het gedoe!
Vergadercultuur veranderen voor meer werkplezier
‘Wat zijn de energie-vreters in jullie werk?’ Vroeg ik haar.
Het bleek, dat deze juist de kop op hadden gestoken na die vorige inspirerende lezing: ‘We waren de volgende ochtend vol energie, maar ik merkte, dat we niet konden doorpakken en we na een paar weken als altijd klem zaten in alle overleggen. We hebben een cultuur, waarbij iedereen elkaar graag spreektijd gunt en we veel met elkaar overleggen. Het is blijkbaar moeilijk om daar grenzen aan te stellen.’
‘Als je de dapperste mensen ooit zou hebben, die sociale risico’s durven nemen, wat zou je ze dan vaker willen zien doen of zeggen om dit te veranderen?’
Het is een vraag die ik vaak stel. Soms moet ik degene een handje helpen met het antwoord. Bij haar niet! Ze brandde los.
‘Ze zouden kritisch durven kijken naar onze rol en waarde bij specifieke overleggen. We hoeven namelijk niet overal de hele tijd bij te zijn. En collega’s die lang van stof zijn op een nette manier onderbreken. Of als ze hun stukken niet hebben voorbereid daarop aanspreken. We zijn misschien te lief voor elkaar.’
‘Durven collega’s dit te doorbreken?’ vroeg ik.
‘Mmm, te weinig … ‘zei ze, ‘We zijn misschien soms te lief voor elkaar.’
Met groepjes samen lef tonen de vergadercultuur ter discussie te stellen
We hadden een fijn gesprek. Ze gaf zelf toe ook moeite te hebben om een bevlogen expert te onderbreken om ter zake te komen. ‘Je wilt iemand niet tegen de haren instrijken. Of beledigen. Maar zo hou je het wel in stand.’
Haar openheid over de vergadercultuur bood mij de kans om mooie dingen te zeggen: ‘Met mijn lezing gaan jullie elkaar de ruimte geven om op dit punt moedig te mogen zijn. Dan ontstaat vanzelf de ruimte voor wat je echt wil gaan doen.’
Mijn presentatie is inmiddels geweest. Het heeft opgeleverd, dat mijn Nootenkraker-collega’s ik een paar groepjes mochten begeleiden om het lef te tonen de vergadercultuur ter discussie te stellen. Want dat is hoe je het doet: lef ontstaat, als een aantal gelijk gestemden elkaar weten te vinden. Kwestie van organiseren: zie ook het cultuurtraject ‘Ongemak is cool!‘
Een paar maanden na mijn presentatie is de vergadercultuur veranderd en is er inderdaad meer ruimte gekomen voor het onderwerp van de vorige spreker: werken aan de ideale gemeente, anticiperend op de toekomstige maatschappij …