08 sep Moeilijk gesprek makkelijker maken

Een stappenplan om een fijn goed gesprek te voeren, als het even minder lekker gaat.

Voordat je begint met de voorbereidingen voor een moeilijk gesprek, eerst dit:

Basis van de aanpak is dat we allemaal zgn. kern-kwaliteiten hebben. Deze kennen we van onszelf, we zijn er trots op, we accepteren complimenten daarover en we accepteren het minder goed als anderen die kwaliteiten niet hebben.

We hebben ook allemaal valkuilen.

Die laat je zien in een situatie, waar je kwaliteit minder van toepassing is of eigenlijk tegen je werkt. Een valkuil toont zich als antwoord op de
vragen:

• welke kritische feedback krijg ik regelmatig?
• waarvoor moet ik me weleens verontschuldigen?
• wat gaat er mis als ik gebukt ga onder werkdruk of stress?
• waarmee roep ik soms ergernis op bij anderen?

Je bent bijvoorbeeld behulpzaam, maar in een bepaalde situatie neigt dit naar opoffering (valkuil). Je zou in zo’n situatie juist meer voor jezelf moeten opkomen.
Het gedrag, dat je als je in je valkuil schiet eigenlijk meer zou moeten laten zien heet je uitdaging.

Deze toont zich als antwoord op de volgende vragen:

• welke verbetersuggesties krijg ik soms in feedback van anderen?
• welke kwaliteiten bewonder ik bij anderen?
• waarin schiet ik tekort of wat doe ik in de praktijk te weinig?

In dit voorbeeld is dat ‘voor jezelf opkomen’. Dat is echter niet eenvoudig voor de behulpzame mens, want voor je het weet ligt het zelfverwijt van ‘egoísme’ op de loer. Dit
gedrag, dat je jezelf en anderen makkelijk verwijt heet je allergie. Behulpzame mensen zijn inderdaad allergisch voor egoísme, wat in feite de valkuil is voor mensen die als kwaliteit
‘goed voor zichzelf opkomen’ hebben.

Het inzicht is dus, dat je kunt leren van de mensen die gedrag vertonen, waar je allergisch voor bent.

Die hinderlijke dominante persoon laat zien, dat jij ook af en toe met de vuist op
tafel zou willen slaan. Die slordige medewerker laat zien, dat voor jou als perfectionist af en toe goed ook goed genoeg kan zijn. Een slachtofferige collega laat zien, dat jij af en toe wat
vaker om hulp mag vragen. Enzovoorts.

Voorafgaand aan het moeilijke gesprek

1. Verken mogelijke issues: Ga vooraf na welke mogelijke zorgen of problemen medewerkers kunnen hebben. Kijk ook naar hun valkuilen of minder effectief gedrag
   onder druk. Zie hiervoor de lijst aan onderaan deze blog en kies er 2 of 3. Dit toont je betrokkenheid en helpt je voorbereiden.
2. Complimenten in de aanslag: Heb een arsenaal van complimenten klaarstaan. Welke kwaliteiten zijn er? Positieve feedback kan wonderen verrichten.
   Tip: Ga terug naar die 2 a 3 valkuilen van punt 1 en kijk welke kernkwaliteiten daarbij horen. Indien je de valkuilen wel herkent, maar de bijbehorende
   kwaliteiten niet, zoek dan 2 andere kwaliteiten van de medewerker. Probeer je ook een situatie te herinneren, waarin de medewerker dit goede gedrag liet
   zien. Of vraag aan andere collega’s naar dit gedrag.
3. Erken je eigen valkuilen: Wees eerlijk tegen jezelf. Welke valkuilen kunnen je gesprek beïnvloeden, zoals te snel naar oplossingen grijpen, terughoudendheid in verantwoordelijkheid delegeren, of ongeduld?
   Tip: check voor jezelf onderstaande lijst en haal er 1 of 2 valkuilen uit, waar de medewerker last van zou kunnen hebben. Bedenk voor jezelf een situatie, waarin dit inderdaad mogelijk het geval was. Hou dit voorbeeld in je achterzak tijdens het gesprek.

Tijdens het moeilijke gesprek

Je voorbereiding is werkelijk meer dan de helft van werk. Je zult makkelijker naar het gesprek toeleven en aanvoelen, waar je complimenten enerzijds en je eigen valkuilen en
uitdagingen hun constructieve impact gaan hebben.

1. Zeg wat je te zeggen hebt, luister daarna oordeelvrij. Uiteraard maak jij je pittige punt en indien nodig licht je e.e.a. nog toe. Dan geef je die ander oordeelvrij de
   ruimte voor zijn verhaal. Pas als we stoppen met oordelen ontstaat er namelijk ruimte voor groei en nieuwe inzichten. Luister actief en begrijp hun perspectief.
2. Zet de goede complimenten en kwaliteiten in en maak ruimte voor vertrouwen. Hiervoor gebruik je de gevonden Kernkwaliteiten. Voorbeelden:
   • ‘Laat ik voorop stellen, je bent een heel gedreven persoon. Als ik bijvoorbeeld zie hoe jij … ‘
   •  ‘Begrijp me niet verkeerd, iedereen hier kan je complimenteren met hoe hulpvaardig jij bent. Laatst zei iemand nog tegen mij, dat jij …’
     BELANGRIJK: van daaruit kun je het gesprek even een fijne andere wending geven door aansluitend te vragen: herken je dat? Hoe was die situatie precies?
     Dat biedt mogelijk weer aanknopingspunten vanuit kracht verder te praten over de bijbehorende valkuil en de daaruit ontstane problemen/uitdagingen: ‘Dat is een belangrijke eigenschap van jou, maar je ziet wellicht zelf ook dat als je dat altijd doet, dat je dan …. ‘ ‘Herken je dat ook?’
3. Relativeer en geef ruimte aan ongemak. Wat je te zeggen had brengt bij de ander ongemakkelijke gevoelens met zich mee. Dergelijke gevoelens heb jijzelf ook. Weet, dat dit ongemak erbij hoort en laat merken, dat het ok is. Voorbeelden:
   • ‘Pfff, we hebben een pittig gesprek. Nou ja, dat hoort erbij toch?‘’
   • ‘Tja, dit soort gesprekken … ik vind het soms ook niet makkelijk om te groeien in je werk. En dingen anders te doen. Ik neem ff een glaasje water, jij ook?’
4. TIP VOOR GEVORDERDEN: Zet je eigen valkuilen in en bouw aan de relatie. Een pittig gesprek is een geweldige kans om samen de relatie te verbeteren. Benoem ook je eigen valkuilen en vraag door naar herkenbare situaties. Maak zo en passant om feedback vragen tot voorbeeldgedrag. Voorbeelden:
   • ‘Ik vind dit soort gesprekken pittig maar belangrijk, omdat we zo verder groeien. Ikzelf ook. Mijn valkuil is bijvoorbeeld, dat ik ….. Herken jij dat? Bijvoorbeeld in onze gesprekken?
   • ‘Tja Noah, niemand is perfect. Ik ook niet. Ik krijg wel eens te horen dat ik …. Herken jij dat wellicht?’
   • ‘Weet je, ik wil je één ding vertellen: hoe jij je nu ook voelt, wat je ook vindt over jezelf in je werk/deze situatie, e.e.a. is ook resultaat van de manier waarop ik met jou dit gesprek voer. En ik ben natuurlijk supergoed in mijn vak, maar ik zeg je eerlijk dat ik graag beter wil worden in dit soort gesprekken. Dus mijn vraag aan jou is, waar heb jij behoefte aan in gesprekken met mij? Waar heb jij soms last van in de manier waarop ik met jou communiceer?

Kernkwaliteiten en kernkwadranten voorbeelden lijst

Hieronder vind je een lijst van veelvoorkomende combinaties kernkwaliteiten, valkuilen, allergieën en uitdagingen.