19 aug Feedback geven

“Sorry, maar als je op deze toon tegen me praat …” zei ik tegen mijn vrouw “… dan heb ik geen zin om naar je te luisteren.”

Het was nogal wat, deze feedback van mij. Want zo praat ik liever niet met mensen. Zeker niet met mijn eigen lieve vrouw.

Het een en ander is het gevolg van een patroon tussen ons, waarbij zij mij vaker confronteert met wat ik anders/beter kan doen en ik vaak zeg, dat ze daar een punt heeft. Dat heeft ze dan ook! Dat werkt eigenlijk al jaren prima. Tot ik een keer klaar was met die soms wat betweterige toon. Tja …

En toen die feedback. Maar vooral: superspannend voor een aaibare labrador als ik.

Waarom is feedback geven zo moeilijk

Waarom dit soort feedback geven (of ook: je grens aangeven) zo moeilijk is, is omdat we een risico voelen, dat de ander er niet constructief mee om zal gaan. De ander kan namelijk kwaad worden, onbegrip tonen of je zelfs belachelijk maken.

En dat zogenaamde ‘sociale risico’ van feedback geven vinden de meeste mensen zo groot, dat ze het niet willen aangaan.

Nu zijn er natuurlijk regels voor feedback geven. Zo leren de regels van ‘geweldloze communicatie’ ons, dat je eerst objectief moet beschrijven wat je ziet/hoort, dan helder je gevoel benoemen, vervolgens je onderliggende behoefte formuleren en tot slot een tip geven voor verbetering.

Het zijn prachtige regels, maar ik heb ze een normaal mens eigenlijk nog nooit op een goede manier horen toepassen. Hoe komt dat eigenlijk?

Vergeet de feedback regels

Dergelijke regels geven tevoren mogelijk een gevoel van controle. Maar als je midden in zo’n uitdagende en ook ongemakkelijke situatie zit, kunnen de regels juist een extra belemmering vormen. ‘Ojee, wat moest ik ook weer als eerste zeggen?’ ‘Wat waren mijn onderliggende behoeftes op dit moment ook weer?’

De behulpzame ‘feedback geven’ regels maken het op het moment suprême eigenlijk extra lastig.

Met als gevolg dat er nog een risico bijkomt. Namelijk, dat je de regels verkeerd uitvoert en zo het risico op een verkeerde reactie nog groter wordt.

Volgens een andere theorie is er nog wel wat op af te dingen om feedback in te leiden met ‘sorry’-achtige teksten. Maar in de praktijk blijken dergelijke verzachtingen het minder spannend te maken en het verschil te maken tussen ‘wel-doen-maar-nog-niet-perfect’ en ‘niet-doen’.

Hoe feedback geven minder spannend wordt

De vraag is dus: Hoe zorg ik ervoor dat feedback geven minder spannend gaat voelen?

Want hoe minder spannend, hoe groter de kans dat ik het daadwerkelijk ga doen.

Hier komt een lijstje met behulpzame tips. Kijk zelf maar welke er voor jou van toepassing kan zijn.

Radical Humble

De fijnste, makkelijkste manier om een moeilijk gesprek aan te gaan is vanuit de houding, dat niemand perfect is. Jij ook niet, de ander ook niet. Vanuit die basis kunnen we allemaal groeien en bloeien, zoals dat mooi heet. Radical Humble heet dat in het Engels. Je zou het ook de kracht van kwetsbaarheid kunnen noemen.

Die houding zit hem niet alleen in de woorden, maar vooral ook in je uitstraling en toon. Als je gezichtsuitdrukking en je toon minder scherp of verwijtend kan zijn kan de ander makkelijker accepteren, wat mogelijk anders als lastige kritiek zou worden ervaren. Zo zorg jijzelf voor het verkleinen van het risico op een eventuele ongewenste reactie.

Voorbeeld foute grap

Een man maakt een vrouw-onvriendelijke opmerking: “Sorry, jongens mag ik wat zeggen? Jullie hebben het erg gezellig en ik gun jullie ook zo’n fijne sfeer. Maar Wim (en dan Wim aankijken, eerder mild dan bestraffend): maak dat grapje liever niet, waar ik als vrouw bij ben. Nou ok, dat wilde ik kwijt. Koffie?”

Neem een onderzoekende houding aan

Een onderdeel van zo’n houding is, dat je je realiseert, dat jouw waarheid niet die van de ander hoeft te zijn. Check daarom je aannames, sta open voor een ander perspectief. Soms bedoelt de ander het anders dan je denkt. Vaak komt dit voor bij afspraken, die iemand niet nakomt of verantwoordelijkheden iemand niet neemt.

Voorbeeld afspraak niet nakomen

Ik zie in je mail deze afspraak/dit besluit. Volgens mij hadden we iets anders afgesproken/besloten, namelijk dit. Of hoe zie jij dat? (Of zie ik dat verkeerd?)

Maak ongemak voor elkaar ok

Als je bij het ‘collega aanspreken op gedrag’ je eigen ongemak durft te tonen, wordt het voor de ander makkelijker dat ook te doen.

Begin met te zeggen:

• “Ik ga misschien iets ongemakkelijks zeggen, ik vind het zelf in elk geval niet heel makkelijk.”
• Of: “Ik zit ergens mee en ik wil dat je dat weet.”

In beide gevallen laat je een zekere lef zien of de kracht van kwetsbaarheid. Deze zorgt bij de ander onbewust ALTIJD voor respect en empathie en nodigt uit om hetzelfde te doen.

Maak je punt! En luister…

Straal uit, dat jullie samen verder willen groeien. Gebruik daarvoor alle tips uit deze Blog. Maar maak wel duidelijk je punt. De neiging is om daarna door te praten, de stilte te vullen. Omarm dit ongemak en luister gewoon oordeelvrij. Pas als we stoppen met oordelen ontstaat er namelijk ruimte voor groei en nieuwe inzichten. Luister daarom actief en sta open voor andermans perspectief.

Wees mild voor jezelf

Leuk deze tips, maar het jezelf makkelijk. Leg de lat niet te hoog. Waarom zou je dat doen? Je kiest er namelijk al voor om uit de comfortzone te stappen. Je bent al goed bezig, door op dit punt voor jezelf op te komen en een patroon te doorbreken. Waarom zou de manier waarop je dat doet dan ook nog moeten voldoen aan allerlei regels?

Een goed gesprek of geven van feedback kan natuurlijk altijd beter. Accepteer dat gewoon en maak dit zelfs bespreekbaar: ‘Hoe was ons gesprek?’

Wees mild voor de ander

Deze is natuurlijk de ‘dader’ van jouw onvrede. Aan de andere kant: hij/zij doet ook maar wat. Hij/zij is ook een mens van vlees en bloed. Met die mindset kunnen jullie samen verder groeien.

Natuurlijk is er de kans, de er eerst wat wrevel is. De ander is geïrriteerd of voelt zich toch aangevallen. Het zij zo. Het is zijn/haar manier om ermee om te gaan. Jij neemt initiatief en je mag daar trots op zijn.

Geef feedback, omdat JIJ wil groeien.

Kies een mindset, waarbij jij wil leren. Heb in gedachten degene, die je feedback wil geven en denk dan: hoe jij soms communiceert, dat is niet ideaal voor mij. Maar dat is mijn probleem. Ik wil daaraan werken, maar ben er nog niet. Wil je daar rekening mee houden?

Voorbeeld te direct

‘Ik kan niet goed tegen jou directheid. Zou je daar rekening mee kunnen houden?’

Maak het harde ook zacht: kwaliteiten en valkuilen

Kijk daarvoor eerst even naar mijn Blog over Kernkwaliteiten en Valkuilen. Of je nu echt even met iemand apart gaat zitten of het gaat om feedback tijdens het werk zelf, het kan in beide gevallen heel behulpzaam zijn, als je je eigen valkuilen én de kernkwaliteiten van de ander hebt onderzocht. Zodat je deze kunt inzetten in het gesprek om alles soepeler te maken:

Voorbeeld vanuit jouw valkuil

De kwaliteit van de stukken is ondermaats: “Misschien ben ik best een perfectionist of schiet ik hier een beetje door, maar ik wil nu eenmaal graag … “ en dan iets zeggen over de beperkte kwaliteit van de stukken.

 Voorbeeld vanuit andermans kwaliteit

Iemand komt telkens te laat: “Ik vind het heel goed dat je naast je werk ook andere passies hebt waar je vol overgave voor gaat. Maar … “ en dan iets over dat telkens te laat komen.

Zeer effectieve interventies (voor gevorderden)

In dit laatste voorbeeld is het lastige gedrag van de ander een gevolg van teveel van een goede eigenschap. Dit teveel van een goede eigenschap heet een valkuil. Vraag jezelf tevoren af: welke goede eigenschap van de persoon ken ik, waar mogelijk het lastige gedrag een uiting is van teveel van het goede?

Zie hieronder een lijstje van veel voorkomende ergernissen:

Ik waardeer je [goede eigenschap], Ik ben misschoen een beetje te [jouw valkuil], maar ik zie jou ook [ergerlijk gedrag] en daar heb ik wel last van. Ik wil dat je dat weet.

Jij kan goed de aandacht opeisen en ik ben misschien te bescheiden, maar af en toe monopoliseer je de vergadering en daar heb ik dan last van.

Jij bent echt recht-door-zee en ik misschien soms te diplomatiek, maar soms komt je kritiek wel heel bot over. Ben je je daar van bewust?

Of milder en vanuit het feit, dat jij wil groeien:

Jij kan heel goed de aandacht opeisen. Ik kan dat niet goed, maar het lukt me dan niet om ook mijn punt te maken. Zou je daar rekening mee willen houden?

Jij zegt gewoon waar het op staat, daar ben ik soms te diplomatiek voor. Maar daardoor kom jij bij mij wel soms bot over. Zou je daar rekening mee willen houden?

Je hebt veel geduld, daar kan ik als doordrammer soms best van leren. Maar in die situatie vond ik je te geduldig, zelfs passief. Herken je dat?/Kun je dat ook zo zien? Wat kan ik doen om je daar wat daadkrachtiger te krijgen?